Заявники, які мають намір подавати документи на отримання Шенгенської або Національної візи до Республіки Польща, скориставшись послугами Пункту прийому візових анкет, що знаходяться у відповідному консульському окрузі, обов’язково повинні попередньо забронювати дату та час особистої подачі документів до ППВА.
Для здійснення бронювання дати та часу особистої подачі документів до ППВА заявнику необхідно:
Прийом документів та платежів від уповноваженої особи, яка діє на підставі виданої заявником довіреності не проводиться, окрім членів подружжя, які оплачують послугу бронювання один за одного (за наявності свідоцтва про одруження або відповідних відміток у паспорті).
Для бронювання дати та часу подачі документів дитини до 18 років батьками/опікуном додатково необхідно надати відповідні підтверджувальні документи (оригінал свідоцтва про народження дитини/документ, що підтверджує опікунство).
Після здійснення оплати послуг ППВА працівник банку надає заявнику 2 (два) примірники квитанції про оплату із зазначеним у них унікальним кодом для можливості здійснення бронювання запису на подачу документів до ППВА. Код для запису активовується через 24 години після здійснення оплати та діє протягом 6 (шести) місяців із дня здійснення оплати (за умови наявності дійсного паспорта громадянина України для виїзду за кордон (надалі – закордонного паспорта), термін дії якого закінчується не раніше 3 (трьох) місяців після припинення зазначеного шестимісячного терміну). Унікальний код для запису не може бути переданий заявником іншим особам.
Попередній запис на подачу документів до ППВА може бути здійснений заявником або он-лайн за допомогою веб-сайту ППВА www.polandvisa-ukraine.com (цілодобово);
або телефоном за допомогою колл-центру ППВА за номерами: (+38) 044 594 54 96, (+38) 032 235 17 76, (+38) 032 242 45 64 чи (+38) 050 117 90 53 (всі дзвінки безкоштовні (оплата здійснюється згідно тарифів оператора мобільного зв’язку) та приймаються (без перерви) з понеділка до п’ятниці з 08:00 до 22:00).
При здійсненні реєстрації за допомогою веб-сайту заявник вносить свій унікальний код, після чого самостійно вказує та обирає: прізвище, ім’я, категорію візи, дату народження, дату закінчення терміну дії закордонного паспорта, дату повернення з-за кордону, а також зазначає свою дійсну адресу електронної поштової скриньки та контактний номер мобільного телефону. Після введення даних заявнику необхідно обрати зручний день та час подачі документів до ППВА (вибравши із наявних вільних дат/часу).
Після завершення реєстрації на зазначену заявником адресу електронної поштової скриньки в підтвердження запису заявника автоматично надходить лист-підтвердження.
У випадку запису на подачу документів через колл-центр ППВА заявник у телефонному режимі диктує оператору своє прізвище, ім’я, номер та серію закордонного паспорта і після закінченню процедури реєстрації також отримує лист-підтвердження на зазначену ним адресу електронної пошти.
Заявник повинен особисто прийти до ППВА в зазначений у листі-підтвердженні день та час з оригіналом квитанції про оплату послуг за бронювання запису до ППВА та необхідними для подачі на відкриття візи документами*, а саме:
*Перелік документів, необхідних для подачі візової заявки, може змінюватися відповідно до вимог Генерального Консульства Республіки Польща (надалі – консульство). Для отримання актуальної інформації перед відвіданням ППВА заявник обов’язково повинен уточнити остаточний перелік документів, розміщений для вільного публічного ознайомлення на веб-сайті: http://www.polandvisa-ukraine.com/.
Консульство залишає за собою право вимагати додаткову інформацію або документацію та відмовляти у видачі візи заявнику. В певних випадках, встановлених консульством, замість передачі документів через ППВА консульство надає/повертає відповідні документи безпосередньо заявнику.
Під час подачі візової анкети та супутніх документів до ППВА для окремих категорій заявників може бути встановлена необхідна додаткова оплати візового збору безпосередньо на рахунок консульства (у розмірі від 35 € до 70 € згідно дійсних тарифів консульства), з якими можна ознайомитися за наступним посиланням http://www.polandvisa-ukraine.com/tourist_visafees.html.
У разі, якщо заявник із будь-яких причин не з’явився до ППВА в зазначену в листі-підтвердженні дату та час, унікальний код для запису автоматично деактивується та заявник втрачає право звернутися за отриманням візи в межах раніше сплачених коштів.
Повторне звернення заявника до ППВА можливе лише при повторній оплаті бронювання.
Належним підтвердженням своєчасного прибуття заявника до ППВА є квитанція видана працівником ППВА після подачі документів із даними заявника та присвоєним номером візової справи.
У виняткових випадках (тяжка хвороба заявника, тяжка хвороба або смерть близьких родичів заявника, форс-мажорні обставини – підтверджені відповідними документами) може бути прийнято позитивне рішення про повторне звернення заявника з візовою заявою в межах раніше сплачених коштів.
Під час подачі візової анкети та супутніх документів до ППВА заявник підписує письмову згоду суб’єкта персональних даних та два примірники акту виконаних робіт/наданих послуг, один із яких залишається у ППВА, а інший видається заявнику.
Оплата послуг ППВА підтверджує, що заявник особисто детально ознайомився та погоджується з цими умовами, що мають юридичну силу договору приєднання.
Не пізніше наступного, після звернення заявника до ППВА, робочого дня пакет із документами заявника передається до Генерального Консульства Республіки Польща, з дотриманням правил безпеки та вимог консульства. Розгляд документів консульством триває від 6 (шести) робочих днів до 30 (тридцяти) календарних днів після чого повертається до ППВА.
Заявник погоджується з тим, що рішення щодо видачі Шенгенської або Національної візи, або відмови в її видачі, приймається виключно Генеральним Консульством Республіки Польщі та ППВА не несе жодної відповідальності за будь-яку затримку у винесенні рішення щодо отримання заявником візи.
ППВА не несе відповідальності за можливі порушення та дії, що не належать до його компетенції, зокрема: за зміну строків оформлення віз у Генеральному Консульстві Республіки Польща, відмову у видачі візи; за дії інших консульських, митних та імміграційних установ; за втрату або пошкодження документів заявника консульством або інших умов, що виходять з-під контролю та не залежать від волі ППВА.
Заявник має можливість отримати свій закордонний паспорт особисто у ППВА або скориставшись послугою кур’єрської доставки (доставка паспорта через кур’єрську службу замовляється та сплачується заявником окремо безпосередньо під час подачі документів до ППВА та становить 50 грн). У разі повернення документів заявнику за допомогою третіх осіб – кур’єрської служби, ППВА не несе відповідальності за їхні дії, зокрема при втраті чи пошкодженні документів заявника.
Для отримання закордонного паспорта безпосередньо у ППВА заявнику необхідно пред’явити оригінал паспорта громадянина України (внутрішнього паспорта) та оригінал квитанції про оплату послуг.
У випадку, якщо заявник не з’явився за своїм закордонним паспортом до ППВА протягом 90 (дев’яноста) днів із моменту подачі візової анкети та супутніх документів до ППВА, паспорт буде повернуто для зберігання до Генерального Консульства Республіки Польща та для подальшої його передачі до органів МЗС України.
