Państwowa Służba Archiwalna przedstawiła zunifikowany «Portal Wyszukiwania Międzyarchiwalnego», który zawiera prawie półtora miliona zdigitalizowanych kopii dokumentów z trzech centralnych archiwów Ukrainy. Wyniki on-line projektu «Jednolita witryna dostępu do zasobów cyfrowych ukraińskich archiwów» zaprezentowano 11 maja w Kijowie.

Przewodniczący Państwowej Służby Archiwalnej Ukrainy Anatolij Chromow podkreślił, że prezentacja projektu jest przełomowym wydarzeniem w historii rozwoju archiwów państwowych. «Co to daje nam wszystkim? W aktualnych warunkach to możliwość zaproponowania zasobu, który znacznie upraszcza życie zarówno archiwistów, jak i użytkowników. Ostatnio archiwa państwowe zaczęły nie tylko aktywnie digitalizować swoje zasoby, ale także prezentować je na swoich stronach internetowych. Tempo cyfryzacji w ubiegłym roku wzrosło o 500 %. Zwiększyła się również szybkość prezentacji materiałów on-line. Jednak wszystkie te cyfrowe kopie należało wyszukiwać na platformach, które w różnych latach tworzyły różne państwowe instytucje archiwalne. Dla osób, które po raz pierwszy mają do czynienia z wyszukiwaniem w archiwach, oznacza to dodatkową stratę czasu i nerwów» – powiedział.

W wielu krajach zachodnich istnieją specjalne platformy, które ujednolicają takie wyszukiwanie. Na przykład w Polsce działa portal szukajwarchiwach.gov.pl, dzięki któremu użytkownicy mają scentralizowany dostęp do zdigitalizowanych zasobów polskich archiwów państwowych.

Takie zadanie od dawna postawiono przed archiwami ukraińskimi. «Teraz, w warunkach wojny, możemy prezentować portal stworzony przez Archiwalne Systemy Informacyjne. Jest to wersja pilotażowa. Zapraszamy wszystkich do korzystania z tego zasobu, ponieważ dla nas ważne jest poznanie opinii użytkowników na temat naszego serwisu» – powiedział Anatolij Chromow.

«Portal Wyszukiwania Międzyarchiwalnego» zawiera prawie półtora miliona wpisów z trzech centralnych archiwów Ukrainy, które w ostatnich latach otrzymały oprogramowanie ARCHIUM: Centralnego Archiwum Państwowego Organizacji Społecznych, Centralnego Archiwum Państwowego – Muzeum Literatury i Sztuki oraz Centralnego Archiwum Państwowego Wyższych Władz i Administracji. Te półtora miliona kopii nie tylko jest przedstawionych w bazie. Istnieje możliwość wyszukiwania według słów kluczowych, dokumentów opisowych. Jeśli sprawa nie jest zdigitalizowana, można ją zamówić bezpośrednio do czytelni konkretnego archiwum.

Serwis jest dostępny w internecie: https://searcharchives.net.ua/. Został stworzony przez przedsiębiorstwo «Archiwalne Systemy Informacyjne». Dyrektor firmy Kyryło Wisłobokow zaznaczył, że w archiwach państwowych obecnie należy wdrożyć jednolite zasoby na zunifikowanej platformie ARCHIUM.

«Istnieje wiele serwisów stworzonych w różnych latach na różnych platformach. Zasadniczo nie mają żadnych zaawansowanych mechanizmów wyszukiwania, co utrudnia pracę badaczom. Staraliśmy się stworzyć prosty, intuicyjny interfejs. Głównym elementem jest okno wyszukiwania. Poniżej są pokazywane slajdy ze zbiorami, które archiwa chcą zaprezentować ze swoich lokalnych zasobów» – powiedział Kyryło Wisłobokow.

Obecnie do portalu podłączone są trzy archiwa, następnie będą kontynuowane prace nad dołączaniem kolejnych archiwów i zbiorów, np. zdigitalizowanych dokumentów Archiwum Zachodnioukraińskiej Republiki Ludowej.

Dyrektorka Centralnego Archiwum Państwowego Wyższych Władz i Administracji Ukrainy Larysa Łewczenko przypomniała, że zaledwie kilka miesięcy temu instytucja zaprezentowała pół miliona zdigitalizowanych kopii, obecnie zaś jest ich dwa razy więcej.

«Załadowano materiały z okresu Ukraińskiej Rewolucji, lat 20. XX w., zbiory o tematyce żydowskiej. Wkrótce będą dostępne Zbiory Rady Najwyższej Ukrainy z lat 1991–1993 (ponad tysiąc spraw), materiały z okresu II wojny światowej, w szczególności o jeńcach wojennych i osobach internowanych przetrzymywanych w obozach jenieckich, specjalnych szpitalach na terenie Ukrainy po zakończeniu wojny. Planujemy skopiować zbiory zawierające informacje o charakterze genealogicznym, ponieważ mamy spisy ludności, dokumenty wojskowe, edukacyjne, dokumenty dotyczące przesiedleń, które pozwalają na ustalenie informacji o losach tysięcy ludzi w latach 1917–1926 czy w okresie powojennym» – podkreśliła Larysa Łewczenko.

Dodała, że pracownicy Archiwum Wyższych Władz i Administracji mają nadzieję, że w ciągu roku lub półtora zdigitalizują około dwóch milionów arkuszy dokumentów. Kopie planują umieścić w zasobie elektronicznym.

Jako pierwsze do platformy ARCHIUM dołączyło Centralne Archiwum Państwowe Zrzeszeń Społecznych Ukrainy. Jego szefowa Olga Bażan powiedziała, że obecnie archiwiści opublikowali adnotacje dokumentów, opatrzyli historycznymi informacjami prawie wszystkie dostępne zbiory, a także informacje tekstowe do połowy wszystkich zbiorów. Pełne informacje tekstowe do wszystkich dostępnych w archiwum zbiorów mają pojawić się na portalu w ciągu roku.

«W ubiegłym roku opublikowaliśmy indeks nazwisk osób represjonowanych, których sprawy karne są przechowywane w naszym archiwum. Liczba takich spraw wynosi ponad 34 tys. W tym elektronicznym indeksie znalazły się nazwiska 55 tys. osób represjonowanych. W najbliższych planach jest załadowanie zeskanowanych kopii spraw karnych osób represjonowanych» – zaznaczyła Olga Bażan.

Powstanie takiego portalu międzyarchiwalnego to nasza broń w badaniu historii Ukrainy. Taką pewność ma zastępczyni dyrektora, główna kustoszka zbiorów Centralnego Archiwum Państwowego – Muzeum Literatury i Sztuki Ukrainy Tamara Malarczuk.

«Nasze archiwum publikuje na tym portalu opisy spraw stałego przechowywania. Załadowano już opisy 15% takich spraw. Dodaliśmy również 120 tys. zeskanowanych kopii z naszych zbiorów dokumentów pochodzących z rodzinnych archiwów. Cechą naszego archiwum jest posiadanie właśnie takich dokumentów, zdecydowaliśmy więc, że będziemy publikowali je w pierwszej kolejności» – powiedziała.

Obecnie nie ma możliwości podłączenia do «Portalu Wyszukiwania Międzyarchiwalnego» archiwów obwodowych i miejscowych, jednak Państwowa Służba Archiwalna ma nadzieję, że wkrótce także zaczną korzystać z platformy ARCHIUM. Jedno z obwodowych archiwów kraju już rozważa taką możliwość.

Olga Szerszeń
Fot.: Zrzuty ekranu z internetowej prezentacji «Portalu Wyszukiwania Międzyarchiwalnego»